Оформляем деловое письмо правильно, ч.1

Я уже давно преподаю ученикам английский язык, как репетитор. Часто у учеников, которые готовятся к работе с иностранными коллегами возникают вопросы правильности оформления делового письма партнёрам из Англии, Америки. Я решил написать по этому поводу несколько статей. Если что-либо будет непонятно, то с удовольствием отвечу на Ваши вопросы во время консультаций, занятий.

 Сейчас вся переписка плавно переходит из бумажных писем в электронные. Безусловно, требований к написанию делового email намного меньше, чем в бумажном письме, но желательно соблюдать их по возможности.

Так написание делового сообщения потребует соблюдение ряда правил в зависимости от того на каком языке оно написано, а так же кто является его получателем (пр. англичане или американцы). Эти правила касаются, как оформления документа, так и его содержания, характера изложения информации.

Совет №1 Пишите по английски просто и понятно

Пишите простыми и понятными предложениями. Не используйте слишком “заумную” лексику (если без неё не обойтись). Ведь, слишком перегруженный текст труден для понимания. Обращайте внимание на четкость, последовательность и понятность изложения. На своих занятиях по английскому языку я учу правильно использовать “linking words”, т.е. слова-связки, которые помогут добиться плавности в изложении.

 Совет №2 Разбейте письмо на логические блоки

Обычно официальные документы пишутся на специальных бланках, содержащих определённые реквизиты отправителя, получателя. Естественно можно отступать от правил, но только если без этого не обойтись. Так как они призваны сократить неточности, непонимания, как у отправителя, так и у получателя.

Обычно к обязательным реквизитам относят:

1. Шапку письма, которая включает: название, логотип, адрес и телефон
2. Дату создания, адрес и ФИО получателя
3. Обращение
4. Заголовок и текст
5. Заключительный абзац – зачастую содержащий “формулу вежливости”
6. Подпись
7. Дополнительную информацию: о наличии приложений, копий

Схема делового письма на английском языке выглядит так:  

Шапка письма

Часто она включает в себя логотип, почтовый адрес, телефон, факс. Иногда указывают ФИО руководителей, род деятельности компании. Желательно указывать всё вышеперечисленное, так как это влияет на имидж отправителя.

Чаще всего шапка письма находится наверху, в центре листа, но иногда делится на 2 части. В левом верхнем углу пишут название и адрес отправителя, а в правом номера телефонов, факса, email

Дата

В английских письмах дату надо ставить в правом верхнем углу, под шапкой. Желательно придерживаться следующего порядка обозначения дат.

В английских и американских письмах, в отличие от русских месяц обозначается не числом, а буквами, например: 01 June, 2020 или June 01, 2020

Индекс или адресат

Слева над шапкой, где указываем адресата письма, иногда указывается индекс. Т.е. инициалы адресата, подразделение компании, возможно на какое сообщение дан ответ:

 В продолжении статьи я расскажу о том, как указывать адресата, когда добавлять Messrs, а когда Mr или Ms, когда и что требуется сокращать, что такое “формула вежливости” и т.д. Но, если Вам некогда, то с удовольствием отвечу на Ваши вопросы по почте lovejoy7777777@ya.ru

Или звоните +79119212095 (СПБ) и на уроке английского языка очно / по Skype сориентирую по правильности написания писем в Англию, Америку.